Dalam system operasi hitung pada computer,
Excel memiliki suatu fitur yang dapat membuat kita lebih cepat dalam bekerja
dan memudahkan untuk membuat suatu laporan data yakni menggunakan PivotTable
dan PivotChart. Dimana PivotTable merupakan tabel interaktif dan atraktif yang
dapat menganalisis perbandingan, pola maupun tren data secara ringkas.
Sedangkan PivotChart adalah gambar grafik yang dihasilkan dari PivotTable.
Format laporan PivotTable dirancang untuk
menyajikan laporan dengan fleksibel menurut baris maupun kolom dari suatu
barisan data. Dimana baris data dapat dipindah menjadi kolom, atau kolom data
dapat dipindah pula menjadi baris untuk mengamati perbedaan laporan yang
dihasilkan terhadap sumber data.
Gambar di atas merupakan hasil akhir suatu
contoh worksheet dengan output PivotTable, PivotChart, dan Slicer yang mengacu
pada kolom A dan B sebagai sumber datanya. Salah satu manfaat PivotTable yaitu
dapat menampilkan dan menyembunyikan nilai berdasarkan kategorinya
masing-masing.
Tip berikut ini akan menjelaskan proses
pembuatan ketiga output laporan tersebut
menurut sumber data seperti dalam contoh yakni barisan sel A3:B613. Adapun
database PivotTable dapat ditentukan dari suatu barisan sel atau tabel di dalam
Excel atau dapat pula menggunakan sumber data eksternal dengan jenis file
berekstensi tertentu yang didukung oleh Excel.
Sumber data yang digunakan dalam contoh
terdiri dari 2 kolom yakni Tanggal dengan format Number Custom: [$-421]dddd, d
mmmm yyyy;@ dan Qty yang berisi banyaknya penjualan suatu produk. Laporan
PivotTable yang akan dihasilkan adalah jumlah penjualan produk berdasarkan
bulan, kuartal, dan tahun.
Langkah Pertama:
Membuat PivotTable
1. Sorot
sumber data pada barisan sel A3:B613.
2. Buka
ribbon Insert > Tables > PivotTable.
3. Pada
kotak dialog Create PivotTable, pilih 'Existing Worksheet' di bawah petunjuk
'Choose where you want...' kemudian klik tombol di sudut kotak isian
'Location:' dan letakkan pointer pada sel D3 lalu tekan Enter. Klik OK.
4. Di
samping kanan layar Excel terdapat bilah menu 'PivotTable Field List' lalu anda
tandai centang pada 'Tanggal' di bawah petunjuk 'Choose fields to...' sehingga
kolom tanggal ditampilkan pada kotak 'Row Labels'. Klik 'Qty' agar kolom
tersebut ditampilkan dalam kotak 'Values'.
5. Ganti
nama kolom 'Tanggal' di kotak 'Row Labels' menjadi 'Bulan' dengan cara klik
icon segitiga di samping 'Tanggal' lalu pilih 'Field Settings...' dan ganti
pula nama 'Sum of Qty' pada kotak 'Values' menjadi 'Jumlah Penjualan'.
Langkah Kedua:
Menetapkan Output
PivotTable
1. Sorot
kolom 'Row Labels' dengan cara letakkan pointer pada sel D4 kemudian klik tepi
bagian atas sel tersebut hingga kursor berubah menjadi panah menurun ke bawah
lalu klik tepi sel tersebut.
2. Buka
ribbon tab PivotChart Tools > Options > Group > Group Selection.
3. Pada
kotak dialog 'Grouping', hilangkan tanda centang pada 'Ending at' kemudian
sorot/klik Months, Quarters, dan Years pada kotak pilihan 'By'. Klik OK.
4. Letakkan
pointer pada sel D4 untuk menyoroti tahun lalu buka ribbon PivotChart Tools
> Options > Active Field > Collapse Entire Field. Subkategori Qtr dan
bulan untuk sementara dapat disembunyikan dulu.
5. Hilangkan
'Row Labels' dan tombol filter drop-down-nya dengan cara klik kanan sel D3
untuk menampilkan menu shortcut lalu pilih 'PivotTable Options...'. Pada kotak
dialognya, buka tab 'Display' lalu hilangkan tanda centang pada 'Display field
captions and filter drop downs'. Klik OK.
6. Ganti
'Grand Total' pada sel D6 menjadi 'Total Penjualan' melalui Formula Bar.
7. Sesuaikan
lebar kolomnya dan tampilkan kembali kedua subkategori yang disembunyikan
melalui ribbon PivotChart Tools > Options > Active Field > Expand
Entire Field..
Langkah Ketiga:
Menampilkan Subtotal,
Menyesuaikan Format dan Desain PivotTable
1. Tempatkan
pointer sel pada PivotTable.
2. Ganti
'Years' pada Row Labels menjadi 'Tahun' melalui 'Field Settings...' menu
shortcut/klik kanan, kemudian pada tab 'Layout&Print' hilangkan tanda
centang pada 'Display subtotals at the top...' dan tandai centang pada 'Insert
blank line...' untuk memberikan baris baru di setiap label tahun. Klik OK.
3. Letakkan
pointer pada sel D4 untuk menunjuk tahun kemudian klik kanan > Subtotal
"Tahun" sehingga Subtotal dapat ditampilkan.
4. Ganti
'Quarters' pada Row Labels menjadi 'Kuartal' melalui 'Field Settings...' menu
shortcut/klik kanan, kemudian pada tab 'Layout&Print' hilangkan tanda
centang pada 'Display subtotals at the top...'. Klik OK.
5. Letakkan
pointer pada sel D5 untuk menunjuk kuartal kemudian klik kanan > Subtotal
"Kuartal".
6. Ubah
format Number 'Jumlah Penjualan' pada kotak 'Values' dengan menggunakan
Category: Currency, Decimal places: 0, dan Symbol: None lalu klik OK.
7. Untuk
mengubah tampilan PivotTable, anda dapat membuka PivotChart Tools > Design
> PivotTable Styles dan pilihlah tampilan desain yang anda kehendaki.
Langkah
Keempat:
Memperbaiki Output PivotTable
1. Letakkan
pointer pada PivotTable.
2. Buka
kotak dialog Find and Replace dengan cara menekan tombol CTRL+F pada keyboard,
pilih tab Replace lalu ketik 'Qtr' pada kotak isian 'Find what:' dan ganti
menjadi 'Kuartal ' pada 'Replace with:' klik tombol 'Replace All' dan klik OK.
3. Perbaiki
nama bulan Mei, Agustus, Oktober hingga Desember.
4. Untuk
mengubah '2015 Total' pada sel D25 menjadi 'Total 2015' lakukanlah melalui
Formula bar, demikian pula 'Kuartal 1 Total' pada sel D9 menjadi 'Sub Total
Kuartal 1', maka Excel secara otomatis akan mengganti tulisan lainnya.
5. Setelah
itu, anda sesuaikan lebar kolom D.
Langkah
Kelima:
Membuat PivotChart
1. Letakkan
pointer sel pada PivotTable.
2. Buka
ribbon tab PivotChart Tools > Options > Tools > PivotChart.
3. Pada
kotak dialog Insert Chart pilih Column > Clustered Column klik OK.
4. Hilangkan
legenda melalui ribbon tab PivotChart Tools > Layout > Labels > Legend
> None.
5. Hilangkan
judul grafik melalui ribbon tab PivotChart Tools > Layout > Labels >
Chart Title > None.
6. Sesuaikan
posisi dan ukuran grafik yang telah anda buat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar